Como funciona o primeiro escritório 100% digital do Brasil – De Direito previdenciário
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Como funciona o primeiro escritório 100% digital do Brasil – De Direito previdenciário

por | Direito Previdenciário, Tecnologia | 10 Comentários

E ALGUMAS PETIÇÕES DE PRESENTE

30 Petições Previdenciárias usadas em casos reais que deram certo

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Você vai ver que logo na primeira página aparece um escritório de advocacia…. Koetz Advocacia, não é!?

Nossa! Como eles conseguiram isso? Será que foi sorte?

A Koetz Advocacia tem o primeiro escritório 100% digital do Brasil. Eles usam o Cálculo Jurídico e várias outras técnicas que desenvolveram para captar e atender os clientes totalmente pela internet.

Assustador, não é!? Eu sempre achei que atender as pessoas que querem se aposentar seria uma atividade muito difícil de fazer sem o cara a cara. Mas eles mostraram que é possível ter um atendimento super elogiado 100% online.

Leia este post e você vai descobrir sacadas geniais que permitiram eles conseguir esse feito. E ainda vai pegar algumas dicas que pode começar a usar ainda hoje pra aumentar a eficiência e lucratividade do seu escritório.

Vai descobrir como eles:

  • Captam os clientes pela internet e ainda escolhem quem vão atender
  • Atendem os clientes por email e venceram a necessidade de estar cara a cara com o cliente no atendimento (o atendimento deles é super elogiado)
  • Atendem clientes de todos os estados do Brasil a partir de um único escritório em Floripa
  • Gamificaram o trabalho com um sistema de remuneração por pontos e aumentaram a eficiência dos advogados
  • Fizeram cada tarefa dentro do direito previdenciário valer uma certa quantidade de pontos e os funcionários podem dobrar o quanto ganham de acordo com seu desempenho

No final deste post, o Edu vai te dar de presente a tabela de pontos que a Koetz Advocacia usa para realizar a remuneração das ações previdenciárias. Cada tarefa do direito previdenciário tem uma pontuação.

Como isso começou?

Em 2012 o Dr. Eduardo Koetz, o Edu, fundador da Koetz Advocacia conversou com seu cunhado que trabalhava na RD Station. Eles tiveram várias discussões sobre o que poderia ser feito de forma online num escritório de advocacia.

O cunhado do Edu, trabalhando numa empresa que prega a transformação digital, dizia que tudo que é feito em um escritório de advocacia poderia ser feito 100% online.

Isso é meio difícil de acreditar, principalmente no Direito previdenciário, em que o pessoal gosta muito de não só ir até o escritório pra falar sobre a aposentadoria, mas você que trabalha no dia a dia com previdenciário, sabe que as pessoas que estão pra se aposentar gostam de te ver cara a cara.

Querem conversar um pouco sobre a vida delas. E até levam presentinhos pro advogado que as atendeu com tanto cuidado. Minha mãe sempre recebe comida que os clientes fazem. hehe!

Então como fazer pela internet!?

Sob forma de um desafio, o Edu Koetz foi visionário e se esforçou pra responder essa pergunta, provando que dá pra fazer online e ainda ser muito elogiado pelo atendimento, pelas mesmas pessoas que gostariam de levar um docinho de presente pro seu advogado.

Vamos mostrar isso daqui a pouco, junto com outros desafios que eles enfrentaram e sacadas que seu escritório vai poder aproveitar, mesmo que você não tenha nenhum plano de ser 100% digital.

Se você ainda não conhece o Edu, olha ele ai:

Organização e procedimentos – A chave da transformação

Uma coisa posso te falar sobre a Koetz Advocacia. Eles são muito organizados.

Então eles não só desenvolveram procedimentos padrão para todas as áreas da empresa, mas também estabeleceram um plano nos detalhes pra conseguir migrar do escritório físico para o digital.

A vontade deles de passar para o digital era muito grande. Então eles fizeram tudo com muita vontade e procedimento.

Vamos ver como eles fizeram?

Captando os clientes pela internet

Você sabe o que é tráfego orgânico?

A Koetz recebe mais de 300.000 visitas por mês no site deles apenas com tráfego orgânico.

Tráfego orgânico são visitas que vieram através de sites de busca, como o Google, e a pessoa clicou no link do site deles para ler algum conteúdo interessante.

É o contrário de tráfego pago, em que a empresa paga um valor para ter seu site aparecendo na google ou em outros locais. Como na experiência que fizemos ali no começo com a palavra “aposentadoria”.

Dê uma olhadinha no gráfico abaixo, pra você entender melhor o poder do tráfego orgânico:

E a palavra chave aqui é conteúdo. Só assim pra chegar em 240.568 visitantes únicos em único mês

Dando conteúdo valioso pra quem quer se aposentar, você consegue pelo menos essas 4 coisas:

  1. Ajuda as pessoas a entenderem a sua própria aposentadoria e assim elas sabem melhor que precisam de um advogado para cuidar do caso deles
  2. O cliente que busca o seu escritório já vem mais preparado, já sabe melhor dos problemas que podem acontecer e traz mais documentação
  3. Você aprende muito! Criar posts e conteúdo para publicar exige que você estude muito e organize bem as ideias na sua cabeça para poder ensinar. Esse processo vai te tornando um especialista na sua área.
  4. Você se torna referência! Os clientes sabem o quanto você estudou e você demonstrou pra eles seu interesse no conhecimento. Eles vão lembrar de você como uma referência nessa área.

Mas é só escrever conteúdo que os clientes vão chegar?

Não! Então vamos te passar uma dica forte. Não é um segredo, mas tão poucas pessoas na advocacia sabem disso que é quase um segredo. hehe!

SEO – Como ser encontrado na internet!

A Koetz tem um especialista em SEO que ajuda a estruturar o conteúdo pra que ele chegue pra quem está procurando.

Isso se chama SEO – Search Engine Optimization (otimização de motores de busca, em tradução livre). Que é um conjunto de técnicas pra fazer seu site ser encontrado na internet e em sites de busca.

A gente estuda muito SEO, mas resumindo tudo de SEO em uma frase… Tenha um site rápido, sem frescuras e que tenha conteúdo bom de verdade e valioso pro público que você quer alcançar.

Se o site tem uma linguagem truncada, cheia de advoguês, provavelmente está falando pra outros advogados e não pros clientes.

Se você começar a pesquisar sobre SEO, pode ficar maluco. Pra otimizar e levar a perfeição é trabalhoso e demanda muito estudo. Mas alguns passos vão te dar um resultado bom sem um esforço tão grande.

  1. Faça um site que seja rápido e tenha uma boa versão mobile
  2. Escreva conteúdos para serem lidos pelo seu cliente e não pelos concorrentes
  3. Escreva conteúdos completos, bem embasados e com boas referências. Se você apenas criar conteúdo raso ou copiar conteúdo, o resultado vai ser nulo.
  4. Crie uma identidade só sua! Fale com as pessoas seguindo sua identidade. Não copie como outros falam ou fazem.

Mesmo sem ter um especialista de SEO, seguindo essas dicas, você já vai estar na frente da grande maioria dos escritórios, empresas, etc. Você já será um campeão de conteúdo e muitas pessoas vão chegar ao seu site por causa do conteúdo!

Código de Ética da OAB

Dar conteúdo de verdade para as pessoas, que você se esforçou, pesquisou e trabalhou para escrever da forma mais didática possível é algo muito bom para a sociedade. Faz as pessoas entenderem melhor os seus direitos e deveres. Deixa mais claro pra elas o que fazer e a justiça fica mais fluida dessa forma.

Além de tudo, conteúdo no seu próprio site é o melhor jeito de fazer marketing seguindo à risca o código de ética da OAB. É uma forma eficiente e ética de fazer as pessoas conhecerem seu escritório.

Escolhendo os clientes!

Não seria melhor pegar apenas os casos em que seu escritório manda bem e ainda dão um bom retorno?

Assim você consegue dar um atendimento de excelência pros clientes, virar um especialista no assunto e usar toda a sua expertise para ter os melhores resultados nos processos. É o sonho!

Quando você tem muitas pessoas querendo ser atendidas pelo seu escritório, de todo o Brasil, o seu escritório ganha um novo superpoder. Você pode escolher quem você vai atender.

É este superpoder que faz a Koetz advocacia ter tanto sucesso. Como eles recebem 300.000 visitas por mês, eles podem selecionar os casos que estão mais alinhados com a proposta e especialidade do escritório.

Isto permite você ter clientes melhores e processos que você está preparado para ganhar. Assim você não precisa trabalhar com ações que você não goste ou com casos que não dão retorno pro escritório.

Tirando o presencial da jogada

Aqui surgem muitas dúvidas. Como eu consigo atender sem ver a cara do cliente, sem pegar os documentos dele…

De cara, parece difícil e impossível. Mas o que o Edu Koetz descobriu com o tempo, é que o fato de tirar o atendimento presencial deixou tudo mais fácil, organizado e simples no escritório previdenciário dele. É uma daquelas coisas que não parece ter ponto negativo.

Pra começar a atender digitalmente você precisa ter pessoas te procurando pela internet. Eu já te falei que o melhor jeito de fazer isto é criando seu site e produzindo conteúdo. Assim as pessoas vão naturalmente entrar em contato com você. Foi assim que a Koetz fez.

Um outro jeito. é se cadastrando em sites como Jusbrasil, que colocam advogados e clientes em contato.

Depois que seus clientes estiverem chegando pela internet, você tem que estruturar o atendimento digital. E pasmem, é mais fácil do que parece.

Pra começar, você precisa:

  1. Estabelecer um processo de fechamento de contrato por email, telefone ou videoconferência.
  2. Ter um assinador digital, pro cliente assinar digitalmente os documentos para começar o contrato de prestação de serviços (contrato de honorários, procuração, procuração para o INSS, declaração de hipossuficiência, etc.)
  3. Pedir que o cliente te envie os documentos digitalizados. Se algum precisar de cópia autenticada, receber por correio (lembre-se sempre do AR)
  4. Ter um processo bem definido para conseguir as provas do seu cliente. Aqui é igual ao atendimento presencial, não muda nada.
  5. Um sistema para manter seu cliente atualizado do processo. No mínimo mandar um email de vez em quando.

Você não precisa abandonar o atendimento presencial logo de cara. O próprio Koetz não fez isto.

Mas eu tenho certeza de que se eu fosse montar um escritório do zero hoje, eu consideraria muito só atender pela internet.

Atendendo os clientes pela internet – Esse é assustador

Sabe que eu sempre achei que seria indispensável atender presencialmente quem vai se aposentar

Mas a verdade é que dá pra fazer um atendimento de excelência, extremamente cuidadoso e humano através da internet.

As respostas para os clientes são extremamente bem pensadas e eles tem procedimentos para garantir que todas as dúvidas e ansiedades dos clientes sejam sanadas.

Além disso, eles se preocuparam muito com a transparência e explicam exatamente pro cliente como vai ser o processo dele. Explicam de forma bem didática e dizem quem vai fazer o quê, o que pode acontecer e as possibilidades.

Essa transparência toda parece dar trabalho, mas o cliente fica extremamente satisfeito.

À medida que o processo vai avançando, eles não esperam o cliente ligar ansioso pra saber o que está acontecendo, eles tomam a dianteira e vão avisando pro cliente em que ponto está e todos os desfechos. Assim os clientes se sentem tranquilos e confiam muito no trabalho deles. Não é ótimo!?

O fato é que eles se dispuseram a fazer todo atendimento dos clientes por email de forma super organizada e conseguiram uma coisa que eu não imaginava no previdenciário.

O resultado disto é muito mais reconhecimento e satisfação dos clientes.

O Edu me contou que ele recebe muitos mimos dos clientes, que criam uma relação forte e admiração por ele e pelo escritório. Como este presente de natal de uma cliente deles que mora lá no Japão.

Remuneração por pontos – Gamificando o trabalho

Isso parecia impossível pra mim também.

Dividir todo o trabalho em tarefas menores e cada tarefa com uma pontuação que o advogado ganha ao realizar. Eu achava que tiraria o lado humano do trabalho no direito previdenciário..

Mas não foi nada disso que eu percebi.

O ponto é que todas as coisas que eles desenvolveram tem em mente o lado humano do cliente e são pensadas imaginando como o cliente gostaria de ser atendido. A única restrição: tem que ser online.

Então eles dividem todas as tarefas que envolvem o processo previdenciário, desde o atendimento até a liquidação de sentença, e a equipe dá uma pontuação considerando a complexidade e tempo necessário para concluir a tarefa.

Assim, todo mundo do escritório tem uma meta de pontos por mês. Sabe qual é o mais legal? Quanto mais pontos os advogados fizerem, maior será a remuneração deles.

Isso permitiu o Koetz reduzir a jornada diária mínima de trabalho para 7 horas, liberar dois dias de trabalho remoto e ainda aumentar a produtividade de toda a equipe. E o melhor de tudo, com esta técnica a equipe fica muito engajada e motivada.

Para manter os pontos justos e sempre atualizados, a cada seis meses a Koetz reúne toda a equipe e fazem ajustes nos pontos de cada tarefa.

O Edu Koetz me depois que eles começaram a usar o CJ a tarefa de fazer um cálculo de tempo de contribuição passou a contar 5x menos pontos, porque o time concordou que ficou muito mais fácil e 5x mais rápido fazer este cálculo no CJ. O mesmo aconteceu com a RMI e liquidação de sentença previdenciária.

Usando serviços 100% digitais

Com o escritório atendendo à distância e funcionários que podem trabalhar remotamente. Mesmo ainda tendo um escritório físico como quartel general, a Koetz precisou de programas e serviços que acompanham essa pegada digital.

Então eles não poderiam ficar presos a uma rede de computadores com computador central, ou a softwares instalados. Eles teriam que poder acessar as ferramentas de trabalho de onde estivessem. Aí entraram várias ferramentas em nuvem.

Um dos casos é marcante para quem trabalha com previdenciário.

Como os processos do escritório são feitos por várias pessoas, a pessoa que realizou o atendimento inicial e verificou a situação da aposentadoria do cliente é especializada em atendimento inicial. Ela não é a mesma pessoa que dá prosseguimento no processo.

Então como fazer pra passar essas informações e dados para a outra pessoa, que pode nem estar na mesma cidade?

Foi então que eles viram que usar o CJ como programa de cálculos previdenciários seria a chave para poderem migrar para o digital.

Assim a pessoa que faz o atendimento inicial pode realizar vários cálculos para o cliente. Depois outra pessoa apenas verifica o que já foi feito, os comentários que foram deixados dentro do cálculo da pessoa, que é uma funcionalidade muito útil do CJ e dá continuação no processo.

Todas as informações estão ali. O cliente sente que a empresa é organizada e o processo é agilizado.

A Marcela Cunha, advogada previdenciarista do Koetz Advocacia, conta exatamente como o CJ mudou na rotina deles, neste vídeo.

Pra controlar tarefas e gerir os documentos do escritório nesse contexto dinâmico e 100% online, o Edu Koetz fundou a própria empresa de software de gestão para escritórios de advocacia, o AdvBox.

O AdvBox é um software que eles usam no dia a dia da empresa para gerir publicações, prazos, documentos e processos..

Quer realizar a transformação digital no seu escritório? – Agora é a hora!

Olha. A gente contar rapidinho a história da Koetz é uma coisa. Tem muitos detalhes e dificuldades que eles resolveram que não deu pra resumir por aqui.

Mas se o próprio Edu pudesse mostrar passo a passo como converteu o escritório em digital seria muito melhor! Não é mesmo?

Então tiramos a sorte grande, porque o Edu Koetz fez um workshop gratuito que se chama “Gestão Digital na Advocacia”. Se você quiser assistir ao workshop 100% grátis e online com essas sacadas que eles demoraram 4 anos pra desenvolver no escritório deles, clique neste link. A dica é quente!

Se você gostou desse assunto e gostaria de ver mais informações sobre advocacia digital, deixe um comentário. Vou adorar saber!

Descubra como trabalha o primeiro escritório de advocacia 100% digital com essa Tabela de pontos pra realizar a remuneração das ações previdenciárias.

Rafael Ingrácio

Rafael Ingrácio

Especialista em Direito Previdenciário com mais de 10 anos de experiência em cálculos previdenciários e um dos fundadores do Cálculo Jurídico.
Ele tem uma paixão enorme por direito previdenciário e um bom café!

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