Como melhorar a gestão e organização do escritório + brinde

por | Lucratividade, Tecnologia | 0 Comentários

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Aprenda como melhorar a gestão e a organização do escritório + brinde

Ah, o sucesso… Ele depende de tantas coisas, não é?

Quando falamos de escritórios de advocacia, o sucesso está baseado principalmente na gestão e na organização!

É claro que também entram em jogo fatores como eficiência nos serviços, qualidade no atendimento, equipe qualificada e boas ferramentas

Mas para que os processos administrativos e operacionais sejam otimizados, é preciso dar atenção a ela… é, ela mesma: a gestão!

E por que isso faz tanta diferença?

Ter dificuldades para encontrar e consultar documentos — como processos! — é uma bola na trave para qualquer advogado.

Além do mais, problemas de má gestão ou organização comprometem a imagem do escritório, já que geram demora no atendimento e na resolução das tarefas e ainda deixam os seus clientes insatisfeitos.

E você não quer nada disso, quer?

Então, se deseja descobrir como bombar a gestão e a organização do seu escritório, confira as dicas abaixo!

Planeje e otimize a rotina de trabalho – E saia mais cedo

Você costuma ficar no escritório mesmo depois que já deu a hora de ir pra casa?

Se perde com tanta coisa que tem pra fazer todos os dias?

A resposta para os seus problemas podem estar no planejamento da rotina!

Seguir um fluxo definido de trabalho garante a fluidez das tarefas, por isso é importante definir uma rotina para os principais procedimentos do escritório.

Faça uma lista deles e padronize sem dó!

É como num processo industrial padronizado que segue a mesma ordem sempre, sabe?

Pra isso, você tem que saber exatamente como será o atendimento ao cliente, a contratação de serviços, quem será o responsável pelo cadastro dos clientes e o que vai ser feito logo depois  da contratação.

Bom, nada melhor que explicações mais detalhadas para facilitar a vida, concorda?

Então, vamos ver alguns exemplos práticos?

Ação 1 – Distribua as tarefas e responsabilidades

Deixe um membro da equipe responsável por cada etapa — atendimento, contratação, cadastro, execução etc.

Lembra do processo industrial padronizado que a gente falou?

Se tiver especificações claras sobre a função de cada um, a chance de surgirem complicações e erros diminui bastante.

Outro ponto positivo é evitar que um colaborador jogue algum problema para cima dos colegas.

Quando isso acontece, dá um problemão, não é?

Uma alternativa para melhorar ainda mais essa estratégia é estruturar um organograma para definir as equipes estratégicas, gerenciais e operacionais.

Essa organização abre espaço para a delegação eficiente de tarefas sem que você se sobrecarregue.

Se estiver escrito no organograma, mais fácil ainda!

Ação 2 – Crie um cronograma

Crie um cronograma com horários específicos das atividades e colaboradores responsáveis por cada uma.

Para auxiliar na gestão simplificada dessas atividades, crie um quadro na plataforma do Trello ou da Asana pra acompanhar a equipe e verificar nas listas criadas as tarefas pendentes ou já concluídas.

Falando nisso, você já conhece o Gráfico de Gantt pra organizar tarefas? (Deixe um comentário se já conhecia)

Esse tipo de gráfico ajuda muito a ver as responsabilidades de cada um no processo.

Você também pode criar listas para que a equipe compartilhe os problemas enfrentados individualmente e possa se ajudar com sugestões dadas nos próprios cartões de cada lista, assim ninguém vai precisar levantar da cadeira para buscar auxílio.

Ação 3 – Chat da Equipe

Fuja do Whatsapp pra conversas internas no seu escritório.

Melhore a comunicação interna do escritório com ferramentas como o Slack.

Gestão, organização e produtividade se relacionam direta ou indiretamente com a comunicação eficiente no trabalho.

Por quê?

A comunicação gera alinhamento de ideias e expectativas e mantém a clareza dos objetivos que devem ser cumpridos.

Sem ela, nada anda do jeito certo.

E como o Slack ajuda?

Veja:

  • Você tem um canal específico pra cada assunto, não fica tudo misturado;
  • Canais de comunicação diretos (um a um) ou em grupo;
  • Centraliza toda a comunicação em um só local;
  • Pode ser integrado com o Trello, Google Drive, Dropbox, entre outras ferramentas úteis para a gestão de projetos e de documentos;
  • Compartilhamento de arquivos por meio de uploads rápidos e reuniões remotas periódicas que visam melhorar os processos do escritório;
  • Automatiza o agendamento de lembretes, entre outras funcionalidades.

E tudo em apenas uma plataforma.

Quer outra dica para melhorar a rotina de trabalho?

Automatize e otimize a gestão de clientes por meio de um software de CRM (Customer Relationship Management).

Com esse programa dá para acompanhar o histórico de cada cliente, agendar retornos e oferecer um atendimento personalizado para cada caso.

Algumas ferramentas, inclusive, possibilitam a anexação de documentos e de outras mídias para acompanhar com detalhes a evolução de negociações.

Faça a gestão de documentos e de projetos — Sua produtividade agradece

Mais causas, mais documentos, não é?

E quanto mais bagunça, menos produtividade, concorda?

Pronto, tá aí a vantagem de fazer a gestão de documentos e de projetos!

A gente sabe que a gestão do escritório está relacionada à organização de registros, projetos, contratos e qualquer outro tipo de documento.

E além de estarem protegidos, todos os dados precisam ser de fácil acesso para que você ou seus colegas  façam suas consultas sem perder tempo.

Apesar de o trabalho dos advogados ser de cunho intelectual, quando se trata de um escritório de advocacia é preciso fazer um planejamento para que a organização e a gestão otimizada façam parte da cultura do ambiente de trabalho.

Assim a eficiência vai se refletir no serviço prestado, no atendimento aos clientes e na saúde financeira do negócio! Olha aí mais vantagens…

Mas o que fazer na prática para otimizar a gestão de documentos e de projetos?

Considere as seguintes alternativas:

  • Classificar os documentos em ativos ou inativos e os separar por clientes e por departamento
  • Criar uma pasta para comprovantes de entrega
  • Reduzir ou eliminar o uso de papéis por meio da digitalização
  • Armazenar os documentos e demais informações na nuvem
  • Utilizar uma ferramenta online para gestão compartilhada de projetos, como o Trello (visto acima)

Vale lembrar que a gestão de documentos e de projetos também depende dos procedimentos seguidos pelos colaboradores do escritório.

Por isso, é importante implementar um sistema de avaliação e correção de procedimentos.

Tá, mas como fazer isso?

Explicamos pra você: por meio da adoção de métricas e KPIs que ajudam a avaliar questões como prazos e produtividade.

Vamos ver um exemplo?

Dá para medir a produtividade do escritório de advocacia por meio da média de gastos — internos e externos —, levando em consideração o orçamento para cada advogado.

Esse tipo de mensuração tem impacto nos resultados financeiros, de prazos e de produtividade do escritório, pois torna possível saber se os advogados são ou não produtivos e o quanto de retorno geram para a empresa.

Outra forma de medir resultados é utilizando um software jurídico!

Ele permite a emissão de relatórios (baseados nos dados registrados no sistema) que apresentam a produtividade de cada colaborador.

Utilize um programa de cálculos jurídicos – Fuja de complicações

Você já tem uma rotina corrida, às vezes precisa ficar no escritório depois do seu horário e provavelmente tem algumas tarefas acumuladas, não é?

Então, pare um pouco, respire e responde pra gente: pra que complicar mais ainda?

A questão, aqui, é justamente descomplicar!

Melhorar a gestão e a organização do escritório depende também da otimização das pequenas tarefas do dia a dia, como cálculos.

Por isso um programa de cálculos jurídicos pode ser uma das soluções que você tanto procura.

“É mesmo? Por quê?”, você deve estar se perguntando.

Ora, porque ele otimiza de maneira significativa o tempo gasto nessa atividade e permite uma análise rápida sobre o melhor benefício para o seu cliente!

Veja o que pode ser feito pelo seu escritório:

  • Cálculos complexos e precisos em pouco tempo
    • Tempo de Contribuição, RMI, Valor da Causa, Liquidação de Sentença, contribuições em atraso, planejamento previdenciário, etc.
  • Acesso ao programa de qualquer local
  • Importação segura de dados
  • Resultados em gráficos interativos
  • Visualização dos valores de RMI para cada espécie de benefício

Tenha um software jurídico como aliado

Acredite, faz muita diferença.

Organizar diferentes áreas, ter o controle sobre os processos do escritório e ainda garantir a automatização de tarefas são coisas que todos nós queremos, certo?

Afinal, dessa forma dá para terminar as atividades em menos tempo e ainda melhorar a gestão.

Mas onde entra o software jurídico nesse cenário?

Resumidamente, softwares jurídicos são os responsáveis pela integração e otimização dos processos do escritório.

Vamos ver o que essa ferramenta pode fazer?

Confira:

  • Auxílio na gestão de prazos e tarefas
  • Preenchimento automático de documentos
  • Automatização de processos
  • Integração de diferentes setores, inclusive do financeiro, permitindo a rápida visualização dos dados de cada área
  • Acompanhamento de processos e atendimentos de qualquer lugar
  • Emissão de relatórios
  • Edição de modelos prontos de documentos e processos

Aliás, nada melhor que um bom case de sucesso para avaliar se um produto ou serviço realmente vale a pena, não acha?

Confira abaixo e tire suas conclusões.

Anos atrás, o escritório Romagnani Advogados Associados tinha alguns problemas relacionados à gestão e havia o anseio por um sistema na nuvem que tornasse os processos virtuais.

O escritório já utilizava um programa para advogados, mas ele sanava as necessidades da empresa apenas parcialmente.

Ou seja, era aquele tipo de solução que às vezes dava mais problemas do que ajudava.

Então, o que aconteceu?

Após adquirir um software jurídico completo, o cadastro processual e as agendas de contatos e compromissos se tornaram totalmente digitais!

Essa mudança permitiu que o trabalho fosse realizado fora do escritório sempre que necessário, sendo possível realizar protocolos e verificar compromissos em qualquer ocasião.

Além de recomendar a ferramenta e comentar sobre a solução dos antigos problemas, o gestor dá ênfase para a otimização da gestão após a transição.

Veja o case de sucesso com mais detalhes!

Enfim, percebemos que melhorar a gestão e a organização do escritório afeta a produtividade dos funcionários, o andamento dos processos e a satisfação dos clientes.

Então, considere utilizar as dicas e as ferramentas de apoio que mencionamos acima para melhorar ainda mais o fluxo de trabalho.

Aliás, estar no controle por meio do acompanhamento de resultados também é tarefa fundamental para auxiliar a gestão e o crescimento do escritório de maneira sustentável.

Por isso, a SAJ ADV oferece um presente: um kit de planilhas para gestão de prazos, cadastro de clientes, controle financeiro e controle de atividades! Bom demais, não é?

Faça o download da sua planilha de presente.

Conclusão

Você descobriu softwares e técnicas que podem facilitar a sua vida e aumentar sua produtividade.

Também ganhou de presente um super kit de planilhas que pode começar a usar hoje mesmo e ver os resultados.

Se você gostou, deixe um comentário aqui embaixo!

Quer adicionar essas cláusulas no seu contrato? Use esse contrato de honorários utilizado na prática por um grande Escritório Previdenciário.

Gabriela Vitória

Gabriela Vitória

Analista de marketing e Redatora de mão cheia. Adora escrever textos sobre direito e tecnologia no blog da SAJ Adv.

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