Produtividade

Gestão de Clientes: Como garantir a produtividade com o Trello

Tempo de leitura: 20 minutos

Baixe o bônus do CJ

E algumas petições de presente

30 Petições Previdenciárias usadas em casos reais que deram certo

Economizar dinheiro e tempo é algo que todo mundo gosta e precisa.

Gerenciar o fluxo de clientes para o seu escritório de forma eficiente então, nem se fala…

E você sabia que dá pra fazer tudo isso através de uma ferramenta gratuita e super fácil de usar com toda a sua equipe?

Pois é… Seus dias de excel, anotações em papel e quadros acabam hoje!

Nesse post, eu e a Ingrid decidimos compartilhar com você uma super ferramenta chamada Trello.

E melhor: a gente também preparou um modelinho de uso do Trello voltado 100% para o gerenciamento dos seus clientes, que serve tanto pra área Civil, como pra área Trabalhista e pra Previdenciária.

Os resultados são incríveis, eu garanto.

Através desse modelo de Trello que criamos pra você, é possível:

  • Gerenciar o número de processos ativos e arquivados
  • Acompanhar os principais status de cada processo (audiência, sentença, recurso, execução e arquivamento)
  • Verificar com qual advogado da equipe o processo se encontra
  • Acompanhar andamentos e prazos internos

E muito mais! Veja esse spoiler:

O Trello te permite dar uma espiadinha nos processos pelo celular.

Assim, você consegue dar aquele retorno rápido sobre o status da ação dos seus clientes e deixa eles sorrindo à toa!

E pode acreditar, com esse modelo você também vai ter uma equipe de advogados muito mais produtiva e acompanhar de perto toda a movimentação do trabalho deles.

Ah, e nesse post ainda tem um presentão pros seus primeiros atendimentos: fichas de entrevista Previdenciária e Trabalhista.

Bom, agora cola na gente que esse post é sucesso!

P.s: Se quiser navegar pelo post rapidinho, é só clicar no ícone à esquerda do texto. 😉

O que é o Trello?

O Trello nada mais é que uma ferramenta que organiza seus projetos em quadros de listas de tarefas baseado no método Kanban.

Esse método é representado por cartões que podem ser deslocados de uma lista para a outra, conforme o fluxo de trabalho.

Por exemplo: você coloca uma tarefa em uma coluna de “Atividades a serem feitas”. Aí quando concluir, é só arrastar pra coluna de “Atividades Finalizadas”.

Dentro de cada cartão, é possível entrar em detalhes adicionando comentários, anexos, pessoas, etiquetas, datas de entrega e muito mais.

Ele também envia um aviso por e-mail sempre que:

  • Uma tarefa for delegada a um usuário
  • Um usuário for mencionado em um comentário
  • O prazo da tarefa estiver perto do final

Com isso, você consegue conferir em segundos quem da sua equipe está responsável por um cliente, em que status o processo está e quais atividades estão sendo executadas pelos advogados.

Além disso, é possível integrar o Trello com apps que seu time já usa diariamente no fluxo de trabalho, como o Slack, por exemplo.

Essas funcionalidades são chamadas de Power-Ups, e transformam os quadros do Trello em aplicativos dinâmicos para atender as necessidades exclusivas do seu escritório.

Com o Power-up Calendário, por exemplo, você pode visualizar todos os prazos a serem cumpridos por semana ou mês.

Muito prático, né?

Bom, nós aqui do CJ amamos e não trocamos por nada nesse mundo.

E vale lembrar que ele é gratuito, dá pra usar de qualquer lugar, até mesmo do celular.

Então, você pode conferir a última atualização de um processo ou atualizar uma informação, estando em casa ou no Tribunal!

Mas segura a ansiedade aí que já já eu te conto mais sobre isso hehe.

Por ora, vou te mostrar como ele é simples e fácil de usar. Bora para o próximo tópico conferir como funciona.

Como utilizar o Trello com a sua equipe de advogados?

Todo advogado tem um “q” de gestor, não adianta nem fugir hehe.

Afinal, pra ter uma equipe produtiva, melhores resultados e clientes satisfeitos, é necessário dedicar um tempinho pra começar a fazer os trabalhos fluírem.

Só que boa parte dos escritórios não se preocupa em cuidar da gestão dos processos. Então quando você faz isso, consegue se destacar da multidão!

E com o Trello, você consegue se destacar ainda mais!

Isso porque dá pra gerenciar toda a sua equipe e ainda ter uma perspectiva perfeita sobre tudo que está acontecendo.

Ah, e o melhor de tudo: com alguns cliques você pode redefinir responsabilidades e designar tarefas para que o fluxo de produtividade do seu time sempre se mantenha em alta.

Quer saber como fazer tudo isso?

Confira os 6 passos a seguir:

1. Crie um time

O primeiro passo, antes de começar a organizar qualquer projeto, é definir quem irá trabalhar nele.

Dá pra convidar todos os membros da sua equipe a fazer parte do seu time.

Com isso, você se torna capaz de delegar tarefas e acompanhar o andamento de cada um no projeto.

2. Crie um quadro pra cada cliente ou advogado

Para facilitar o trabalho em equipe, recomendo organizar cada um dos seus clientes em um quadro individual.

Por exemplo:

  • Quadro A - Empresa LTDA
  • Quadro B - Empresa S/A

E em cada um deles, é importante criar cards de todos os processos vinculados a um mesmo cliente, caso ele seja uma empresa.

Mas se o seu cliente for pessoa física, com apenas um processo vinculado, sugiro que você abra um quadro só pra pessoas físicas avulsas e insira todos por lá.

É bem mais fácil controlar assim ;)

Ah, e eu sei que é comum nos escritórios cada adv ser responsável por um carteira de clientes, certo?

Se for esse o seu caso, a minha sugestão é o gestor principal participar de todos os quadros, mas cada adv só participar do quadro de clientes que ele for responsável.

Assim, todos do time conseguem acompanhar o andamento das atividades relacionadas e contribuir pro avanço delas.

3. Organize suas listas

Dentro de cada quadro, é possível criar listas com cartões que podem ser classificados e gerenciados de diversas formas.

Aqui, recomendo criar uma lista para cada etapa da açãoo processo. Assim, só de bater o olho você identifica em que fase do processo está. cada tarefa.

Pra te ajudar, a gente preparou um modelo de gestão de clientes que serve tanto pra área Civil, como pra Trabalhista e pra Previdenciária. Você encontra ele no próximo tópico.

Já os cartões, podem ser classificados e gerenciados com etiquetas, prazos, pessoas responsáveis e checklists que indicam detalhadamente o que precisa ser feito e por quem, pra conclusão daquela tarefa.

Se você é o gestor do seu escritório, uma outra forma de acompanhar o trabalho da sua equipe é através das notificações.

Elas demonstram de forma rápida e dinâmica o que foi modificado, quando e por qual membro da equipe.

4. Utilize os filtros de pesquisa

Conforme o seu escritório for crescendo, é natural que fique cada vez mais difícil encontrar o que você procura apenas navegando na interface do Trello.

Mas para a nossa alegria, o Trello conta com um filtro de pesquisa que funciona de maneira parecida ao filtro do Gdrive: você digita o termo que procura e ele oferece opções relacionadas.

Simples e direto, não tem erro.

5. Utilize o Calendário para controlar os prazos

Essa dica você já viu aqui antes, mas vale a pena frisar bastante!

O Calendário torna possível acompanhar quais projetos e tarefas precisam ser completadas nessa semana, ou nesse mês.

Pra acessar ele, basta clicar em Mostrar Menu > Ferramentas Extras > Calendário.

6. Aproveite as extensões

O Trello possui dezenas de extensões gratuitas e muito úteis para você otimizar ainda mais o uso..

Uma extensão que tem sido essencial pra gente aqui no CJ é o Google Drive.

Ele permite que você adicione arquivos ou pastas do seu GDrive direto no card. Assim, dá pra ter acesso a todos os documentos de um processo, direto no card.

Bônus: Modelo de Gerenciamento de Clientes em apenas 7 Listas

Agora que você já conhece o Trello, como usar e os principais macetes, chegou a hora de abandonar de vez o papel e dar um passo para o futuro hehe.

Pra te ajudar com esse passo que pode parecer gigante, você vai ganhar de brinde um super quadro todo personalizado para o seu escritório.

Como organizar listas de processos no Trello

Não é bom demais da conta? (adoro essa expressão dos mineirinhos)

Ah, e se faltar algo que você precisa muito, basta adaptar do seu jeitinho ou, se preferir, deixa um comentário que a gente te ajuda.

Quem sabe a sua dica não torna esse modelo mais especial ainda 😍.

Mas agora chega de papo…

Acompanha comigo como esse quadro de gerenciamento de cliente pode ajudar a controlar prazos e manter a produtividade da sua equipe.

Pra ficar mais fácil vamos tratar de cada lista separadamente.

Mas você pode movimentá-las do jeito e da ordem que quiser.

Bora lá!

Lista de Clientes: etapas pra gestão do processo

Autor

Etapa # 1 - Criar um novo cliente (autor)

Assim que chegar um novo cliente, dê um título para ele de modo que fique fácil de buscar depois.

Sugestão: deixe os cards modelos e vá apenas criando cópias, a depender se o cliente vai ser autor ou réu no processo.

Pra criar essa cópia é bem simples.

Coloque o mouse sobre o card que você deseja copiar. Nessa hora, vai aparecer um lápis, como na imagem abaixo:

Como criar novo cliente no Trello

Ao clicar nele, várias opções vão surgir, entre elas a de copiar.

Como copiar um card no Trello

Quando clicar em copiar, vão aparecer as opções de edição, como a do título do cartão.

Depois disso, basta clicar em “criar cartão”:

Como criar cartão novo no Trello

Prontinho, o seu card do novo cliente já foi criado. Moleza, não é mesmo?!

Etapa # 2 - Cadastrar o Cliente Autor

O próximo passo é preencher o card do cliente que você acabou de criar.

Perceba que os cartões são diferentes, então tenha bastante atenção.

Eu vou criar um junto com você, assim não tem erro. Olha só:

Primeiro, coloque no título o nome do cliente, se já não tiver inserido antes.

Na descrição, informe uma breve síntese do caso, apenas pra dar aquela refrescada na memória pra quando você precisar consultar.

Ah, o número do processo é só pra depois que você realizar o protocolo, viu?! ;)

Feito isso, vem a melhor parte: a ficha de entrevista!

Ficha de Entrevista

Antes de tudo e qualquer coisa…

Você já conhece a ficha de entrevista que eu e o Gabriel preparamos?

Uma delas é para os advs previdenciaristas e outra para os advs trabalhistas.

Fichas de Entrevista Previdenciária e Trabalhista

Pois então… Essas fichas vão te ajudar a estruturar de maneira mais simples e prática todas as informações necessárias para o processo.

Elas são uma espécie de guia para lembrar todos os detalhes que não podem faltar pra ajuizar a ação.

Essa ficha é um sucesso aqui no CJ! Se você ainda não está com elas aí no seu dispositivo, aproveite pra baixar e deixá-las anexadas ao card do seu cliente.

E atenção: quando enviar, lembre de marcar no Trello. Faça o mesmo pra quando receber.

Não esquece também de preencher o espaço dos documentos. Já já te explico como organizar essa parte.

Tudo certo até aqui? Então vamos em frente.

Anexar Ficha de Entrevista em quadro do Trello

Etapa # 3 - Contratação e Habilitação nos Autos

Bom, você e o cliente já conversaram e a ficha de entrevista foi analisada e verificada.

Então é hora de estabelecer o valor dos seus honorários e enviar o contrato ao cliente.

Nesse momento, também encaminhe a procuração e declaração de pobreza, caso seja necessário.

Com esses documentos fica tudo certinho pra sua habilitação nos autos.

Etapa # 4 - Verificar os Documentos

Essa é a hora de conferir se o cliente enviou todos os documentos que você listou na ficha de entrevista, afinal agora você já está contratado.

Insira cada um e deixe marcado todos os recebidos e desmarcados aqueles que ficaram pendentes.

Como colocar anexo no Trello

Como anexar link no Trello

Após anexar, o cartão referente ao processo vai ficar assim:

Anexos nos quadros do Trello

Vou ilustrar pra demonstrar como eu faço aqui:

Anexar documentos no Trello

Bem fácil, não é mesmo?

Próximo passo!

Etapa # 5 - Elaborar a Petição Inicial

Chegou a hora de colocar a mão na massa.

Fiz um check-list de como costumo trabalhar, mas fique bem à vontade se você quiser adaptar pra sua rotina.

Eu gosto sempre de seguir essa ordem:

  • Minutar a petição inicial
  • Revisar
  • Preparar o kit de habilitação no processo
  • Deixar os documentos organizados

Anota essa ordem aí! Isso tudo é uma mão na roda na hora de protocolar.

Passo # 6 - Anotar data e horário da Audiência

Em algumas áreas do direito, assim que você protocolar a petição inicial, de pronto a audiência é designada.

Se for o seu caso, recomendo já inserir no título do card a data e hora, além de agendar o compromisso no Trello.

Pra agendar a audiência ou até mesmo um prazo, basta procurar um relógio na lateral da tela, buscar a data e inserir a hora, veja:

Ajustar data no Trello

Alterar data no Trello

Após fixar a data, o cartão referente ao processo vai ficar assim:

Data de entrega no Trello

Prontinho!

Ah! E com o modo calendário, você consegue visualizar todos os prazos:

Calendário de prazos Trello

Incrível não é mesmo? 😍

Etapa # 7 - Analisar Sentença e Recurso

Do mesmo jeitinho que fiz com a petição inicial, aqui também descrevi um check-list que sempre utilizo nesses momentos de sentença e recurso.

Lembre, é tudo adaptável. Você pode nomear e colocar de outra forma ;)

No meu caso, eu gosto de:

  • Cadastrar o prazo fatal
  • Baixar o processo completo
  • Verificar se cabe ou não recurso
  • Minutar o recurso, se essa for a melhor decisão para o cliente
  • Protocolar

Tranquilo até aqui? Vamos seguindo então.

Etapa # 8 - Execução e Arquivamento

Já pode comemorar: pro caso do cliente autor, a gente chegou ao passo final!

Pois bem, como a execução é outra etapa que pode variar bastante a depender da sua área de atuação, eu deixei o campo bem livre.

Use do jeitinho que você achar melhor e com os dados que você entende ser mais relevante ;).

Dica: Eu gosto sempre de colocar a data ao lado da última movimentação na execução. Assim, toda vez que eu olho o card eu já sei se o processo depende de um ato meu ou não pra dar prosseguimento.

Esses pequenos detalhes ajudam muito a impulsionar aquele processo do seu cliente que, muitas vezes, só precisava de um empurrãozinho ou da sua visita na Vara para prosseguir ;)

Por fim, o tão esperado arquivamento é para constar o término desse processo.

Essa data serve para depois você fazer um levantamento de todas as entradas e saídas de processos em um determinado ano.

Muitos clientes pedem isso…

Inclusive, é por esse motivo que você vai ver no quadro listas de processos com êxito, sem êxito, ativos e arquivados.

Já te explico a importância dessa classificação, combinado?

Agora é a vez de entender como funciona o processo no caso do cliente réu.

Réu

Etapa # 1 - Criar um novo cliente (réu)

Assim que chegar um novo cliente, dê um título para ele de modo que fique fácil de buscar depois.

Lembre de criar uma cópia do card modelo, do jeitinho que expliquei na opção do cliente autor.

Ah, e como aqui você já sabe a data da audiência, coloque logo no campo destinado pra audiência e não se esqueça de criar o lembrete.É bem importante!

Etapa # 2 - Cadastrar o Cliente Réu

O próximo passo é preencher o card do cliente que você acabou de criar.

Insira no título o nome do cliente e número do processo.

Na descrição, informe uma breve síntese do caso, só pra dar aquela refrescada na memória pra quando você precisar consultar.

Feito isso, solicite por e-mail ou alguma outra forma de registro, todos os documentos relevantes para defesa e esclarecimentos de alguns fatos.

Quando o cliente responder, você pode anexar a resposta aqui no próprio card do Trello.

Anexar arquivos no Trello

Ah, e depois que você receber a resposta, lembre também de marcar no Trello e já preencher o espaço dos documentos que vou explicar logo logo.

Etapa # 3 - Contratação e Habilitação nos Autos

Bom, você e o cliente já conversaram e está tudo certo para a contratação.

É hora de estabelecer o valor dos seus honorários e enviar o contrato ao cliente para assinar, certo?

Nesse momento, também encaminhe a procuração e solicite a ele que te envie os atos constitutivos da empresa e a carta de preposto.

Esses documentos não podem faltar de jeito nenhum, hein!

Etapa # 4 - Verificar os Documentos

Contrato assinado!

Essa é a hora de conferir se o cliente enviou todos os documentos que você listou na ficha por e-mail ou por telefone.

Insira cada um e deixe marcado todos os recebidos e desmarcados aqueles que ficaram pendentes, do jeitinho que ilustrei no cadastro do cliente autor ;).

Próximo passo!

Etapa # 5 - Defender seu cliente

Chegou a hora de defender o seu cliente.

Fiz um check-list de como costumo trabalhar, mas fique bem à vontade se você quiser adaptar a sua rotina.

Eu gosto sempre de seguir essa ordem:

  • Cadastrar o prazo fatal
  • Ler a petição inicial e destacar os principais pontos a contestar
  • Estruturar todos os tópicos pra rebater (minuta)
  • Pesquisar jurisprudência recentes que reforcem a sua tese
  • Revisar a defesa
  • Preparar o kit de habilitação no processo
  • Deixar os documentos bem organizados

Dica valiosa: Deixe tudo separadinho numa pasta e numerado, de preferência. Assim não tem nenhum risco de você pular algum documento na hora do protocolo.

Passo # 6 - Anotar data e horário da Audiência

Como eu disse no início, você já sabe a data mais importante, a data da audiência.

Então não perde tempo. Já insere no cabeçalho a data e hora e agende o compromisso no Trello.

Prontinho!

Etapa # 7 - Analisar Sentença e Recurso

Eu descrevi um check-list que sempre utilizo nesses momentos de sentença e recurso.

Mas fique à vontade… Você pode nomear e colocar de outra forma ;)

No meu caso, eu gosto de:

  • Cadastrar o prazo fatal
  • Baixar o processo completo
  • Verificar se cabe ou não recurso
  • Enviar a minha análise ao cliente e se houver guias de preparo, já encaminhar
  • Minutar o recurso e revisar
  • Protocolar

Etapa # 8 - Execução

Use do jeitinho que você achar melhor e com os dados que você entende ser mais relevante ;).

Etapa # 9 - Prestação de Contas e Arquivamento

Quer ser um adv diferenciado?

Faça a prestação de contas de todos os processos com os seus clientes.

Esse ajuste de contas, muitas vezes, é bom até pra você verificar se não ficou qualquer pendência no processo que possa prejudicar o seu cliente depois.

Relacione todos os depósitos realizados, bloqueios (se houver) e verifique se tudo foi pago e não sobrou saldo remanescente pra levantar.

Fique de olhos bem abertos porque é comum processos serem arquivados com valores a resgatar. Eu mesma já desarquivei inúmeros e levantei valores altos que foram esquecidos.

Não dá pra deixar passar, concorda?

Pronto! Agora sim o processo pode ser arquivado sem qualquer medo.

Lista de Processos Ativos

Nesta lista você vai inserir todos os processos em andamento. Ou seja, os ativos!

Pra você visualizar de uma maneira rápida e simples em que momento eles se encontram, crie etiquetas com cores.

No modelo que a gente criou pra você, identifiquei 5 etapas que considero importantes:

Aguardando Audiência
Aguardando Sentença
Aguardando Recurso
Aguardando Execução
Ag. Arquivamento

Mas, você pode incluir outros como:

  • Aguardando liminar
  • Aguardando despacho
  • Aguardando alvará

Ah, e olha só que demais. Você pode destacar os responsáveis por cada processo.

Com isso, você já sabe qual advogado da sua equipe está encarregado de determinado cliente.

Pra utilizar essa opção, basta que a sua equipe esteja com acesso ao quadro e, na opção “Membros”, todos eles vão aparecer.

Como usar o Trello para equipe

Veja como fica depois no seu quadro:

Como organizar tarefas no trello

Fácil identificar assim, não é mesmo?

Eu adoro esse Trello e tenho certeza que você também vai amar.

Lista de Processos Suspensos

Essa listinha serve para todos os casos que estão com julgamento suspensos.

No previdenciário é o que não falta, não é mesmo?

Bom, mas não é porque está suspenso que você não deve dar atenção, pelo contrário.

Assim, com essa lista, você consegue ficar de olho aberto pra quando sair o julgamento e impulsionar cada um deles.

Próximo card!

Lista de Processos Ganhos

Lista de Processos Ganhos Advocacia

Aqui é a coleção das suas conquistas.

Insira todas as suas vitórias nessa listinha!

Aí, toda vez que o seu cliente pedir um relatório de processos ganhos x processo perdidos, você vai ter essa informação bem rapidinho.

Lista de Processos Perdidos

Lista de Processos Perdidos Advocacia

Essa listinha aqui não é nada legal, não é mesmo?

Mas nem sempre dá pra ganhar, são “n” fatores envolvidos.

Não é nada pessoal, mas essa relação também é bem importante pra passar informações precisas ao cliente.

Além disso, lembre que com as perdas se pode aprender muito, como identificar algum ponto em que o seu cliente mais tem passivos e, com isso, propor a ele uma auditoria na empresa.

Já pensou em ter mais esse ganho com compliance pro seu escritório? Eu super recomendo!

Lista de Processos Arquivados

Lista de Processos Arquivados

Trabalho concluídos.

Uma sensação maravilhosa!

Ter a relação de processos arquivados é importante pra toda vez que você precisar apresentar um relatório semestral ou anual ao cliente.

O histórico de entrada e saídas de processos é uma informação relevante porque demonstra o volume de ações.

Então não deixe de movimentar os cards de cada cliente até essa etapa final ;).

Conclusão

Gerenciar seus clientes de maneira simples, fácil e gratuita traz um salto enorme na produtividade do seu escritório!

E você acabou de descobrir neste post como fazer essa gestão a partir de hoje através do Trello e, assim, controlar o andamento dos processos na palma da sua mão.

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas excelente e que se molda a todas as necessidades do seu escritório.

Com o quadro modelo que preparamos, você viu que é possível:

  • Gerenciar o número de processos ativos, suspensos e arquivados
  • Acompanhar os principais status de cada processo (aguardando audiência, sentença, recurso, execução e até arquivamento)
  • Verificar com qual advogado da equipe o processo se encontra
  • Acompanhar andamentos e prazos internos

E o melhor: eu te mostrei que tudo isso não dá trabalho nenhum e que ainda é possível gerenciar toda a produtividade da sua equipe de advogados.

Ah, e uma super dica: se você não conhece o Trello e como ele funciona, dá uma conferida nos quadros modelos que são abertos ao público. 😉

Tenho certeza que você vai amar essa experiência e querer usar o Trello pra tudo na sua vida, assim como eu hehe.

Agora quero saber de você: O que você achou do modelo?

Deixe um comentário aqui embaixo que eu vou adorar saber.

Abraços!

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